Agencer son officine : 3 espaces indispensables

Agencer votre officine

Peut-être avez-vous prévu d’apporter quelques améliorations à votre officine ? Ou même de la transférer dans de nouveaux locaux ? 

Mais avez-vous pensé à tous les espaces que l’on doit retrouver dans une officine ? 

Certains paraissent évident mais pour d’autres il est important de ne pas les oublier. Trop souvent dans les petites officines, ils sont mis à la trappe pour privilégier un espace de vente plus vaste. 

Des groupements travaillent avec des agenceurs pour vous aider à donner vie à votre projet, tout en respectant la confidentialité qui est primordiale. 

En effet, l’article R. 4235-5 du CSP énonce que : « Le secret professionnel s’impose à tous les pharmaciens dans les conditions établies par la loi. Tout pharmacien doit en outre veiller à ce que ses collaborateurs soient informés de leurs obligations en matière de secret professionnel et à ce qu’ils s’y conforment. »

Revoyons ensemble ces différents espaces pour agencer votre officine.

L'extérieur : une devanture exemplaire

La façade de votre officine est la première chose à soigner. 

Les passants doivent être en capacité de distinguer votre officine entre le boucher et la librairie. Et peut-être même deux pharmacies grâce au nom de votre groupement.

La croix

Située à proximité de l’officine, elle permet de la localiser de loin. Elle peut être lumineuse ou non, être ornée du caducée de pharmacie ou non. Elle est souvent de couleur verte. 

Elle ne doit pas servir d’encart publicitaire. 

Si votre croix est lumineuse, alors vous devez l’éteindre entre 1 heure et 6 heures du matin. Si vous êtes de garde, vous n’êtes pas concerné par cette obligation, car elle permet de vous identifier. 

L’enseigne

Ou le sigle, le nom de l’association ou du groupement dont le pharmacien fait partie. Mais aussi le nom du (ou des) pharmacien(s) titulaire(s)  doit être affiché à l’extérieur. Il est conseillé d’afficher les horaires de la pharmacie. En effet, des groupements proposent une enseigne qui permet de distinguer les officines appartenant au même.

Une entrée conforme

C’est- à dire une entrée qui répond à l’Arrêté du 1er août 2006 fixant les dispositions prises pour l’application des articles R. 111- 19 à R. 111-19-3 et R. 111-19-6 du Code de la construction et de l’habitation relatives à l’accessibilité aux personnes handicapées des établissements recevant du public et des installations ouvertes au public lors de leur construction ou de leur création.

Pour faire simple, votre pharmacie doit être accessible aux personnes handicapées : rampe, ascenseur, etc. 

Les portes automatiques sont recommandées car elles facilitent l’accès pour tous. 

Si votre officine dispose d’un parking, alors une place est réservée aux personnes handicapées. 

Guichet de garde

Il est conseillé de disposer d’un guichet de garde lorsque l’officine est fermée. Il est impératif qu’il soit accessible aux personnes en situation de handicape ainsi que la sonnette pour prévenir de sa présence. 

Le guichet de garde doit être adapté à la dispensation des médicaments. 

Certaines officines possèdent  des vitrines, elles ne doivent pas être trop chargées et les informations y sont claires. Il est important de respecter la loi en termes de publicité des médicaments.

Agencer votre officine : le front-office, l'espace accessible au patient

Ça y est, votre patient est entré dans l’officine. 

Que doit-il y trouver ?

Zone d’accueil de la clientèle

On peut aussi parler de zone de dispensation. C’est là que vous accueillerez le patient pour lui délivrer ses ordonnances ou répondre à ses demandes. 

Délimiter les différents comptoirs est important pour respecter la confidentialité. Certains agenceurs proposent même des comptoirs sous forme de petits “box”. Et niveau confidentialité on est au top ! 

Mais sinon quelques présentoirs entre deux comptoirs ou un espacement un peu plus grand peuvent faire l’affaire.

Espace de confidentialité

Parfois les solutions énoncées plus haut ne suffisent pas et votre patient a besoin d’échanger avec un membre de votre équipe seul à seul. Pour ces cas-là, une pièce dédiée doit être aménagée dans l’officine.

 

Elle pourra aussi servir aux différentes missions du pharmacien comme le Bilan Partagé de Médication, les entretiens pharmaceutiques, dépistage rapide (diabète par exemple),…

 

Dans ce cas, il est nécessaire d’équiper la pièce d’un ordinateur pour avoir accès au dossier pharmaceutique mais aussi aux bases de données des médicaments pour réaliser le BPM.  

Cet espace peut être utilisé pour la réalisation de soins d’urgences. Il faudra prévoir de quoi désinfecter les surfaces, un point d’eau à proximité et un collecteur de déchets (une boîte DASRI pour les aiguilles et produits dérivés du sang). 

Le pharmacien doit rester dans son champ de compétence. S’il ne peut pratiquer les soins, il oriente le patient vers un médecin, une infirmière ou un service d’urgence.

Espace Cosmétique et hygiène officine

Espace dédié aux médicaments et dispositifs médicaux de diagnostic in vitro, en libre accès

Par ça, on entend tous les médicaments OTC, les tests de grosses et d’ovulation. En fait, c’est tous les médicaments du monopole pharmaceutique qui peuvent être vendus en libre accès. Cet espace se situe à proximité des comptoirs. 

Espace de présentation de produits cosmétiques, d’hygiène et autres

Cela concerne votre rayon parapharmacie entre autres, que vous pouvez indiquer par une signalétique. 

Autres espaces 

Vous pouvez prévoir dans votre officine un espace permettant à vos patients une attente assise, un espace de documentation ou encore, un espace dédié aux enfants avec des jeux.

Si vous proposez un service de télémédecine, alors il faudra prévoir une zone spécialement pour cette pratique. Les sociétés qui proposent ces services ont différentes solutions. Tessan par exemple propose une cabine, qui sera l’espace dédié. 

Espaces pour les activités spécialisées de l’officine

Chaque officine se spécialise dans un ou plusieurs domaines. Cela entraîne la création d’espace spécifiques par exemple pour  l’optique-lunetterie, les audioprothèses, l’orthopédie ou pour une offre de location ou vente de matériel médical. 

Nous avons fait le tour du front-office de notre officine. Mais cela ne représente qu’une partie, continuons… 

Le back-office : un espace dédié au personnel

Dans cette zone de la pharmacie, le patient n’a pas l’autorisation d’entrer. En effet, il est entièrement consacré à votre personnel et vous. 

Livraison, déballage

Cette zone se sépare en deux : 

  • Une partie qui est accessible même aux heures de fermetures de la pharmacie pour permettre aux grossistes/répartiteurs de livrer les commandes. Cette partie est fermée et ne donne pas accès à l’ensemble de la pharmacie. 

  • Puis une partie qui va permettre de réceptionner l’ensemble des commandes grossistes/répartiteurs, laboratoires, centrale d’achat pharmaceutiques… 

 

Cet espace doit être agencé de sorte à ce que le travail puisse être efficace. 

 

C’est aussi ici qu’on retrouvera les rangements pour les médicaments : des tiroirs, des étagères ou un robot par exemple. 

Poste de dispensation 

Ce poste est l’outil principal et quotidien de vos employés. On doit trouver : 

  • Un ordinateur 

  • Une connexion au dossier pharmaceutique 

  • Un lecteur de carte vitale 

  • Un scanner 

  • Une imprimante 

  • Un tampon de l’officine

  • Un accès aux sites d’aides à la délivrance (thériaque, vidal, amelipro, weleda, etc.)

 

Comme dit précédemment, il devra respecter la confidentialité. 

Préparatoire

Nécessaire pour la réalisation des préparations, il est parfois laissé de côté par certaines pharmacies qui n’en font plus du tout. 

 

En effet, des pharmacies sont spécialisées dans la réalisation de ces préparations et permettent de sous traités. 

 

Le préparatoire est facultatif aujourd’hui. 

Poste administratif 

Téléphone, fax, imprimante, photocopieuse, c’est ici qu’ils seront tous regroupés.

 

Ce poste est accessible à l’ensemble de l’équipe et permet de réaliser différentes tâches : gestion des tiers payants, facturation des locations, gestion des attentes/promis, etc. 

Bureau du titulaire

Il n’y a pas grand chose à ajouter. C’est ici que vous gérez toute votre paperasse. A deux pas de votre équipe pour leur venir en renfort au besoin. 

Salle de repos, sanitaire/vestiaire, local d’entretien 

Pour le confort de votre équipe, ces lieux de vie sont essentiels. La salle de repos peut aussi faire office de salle de réunion. 

 

Local DASRI, stockage des stupéfiants, médicaments non utilisés (MNU)

Les stupéfiants doivent être stockés dans une armoire sécurisée. Pour les DASRI, ils sont conservés jusqu’à élimination dans des collecteurs fermés définitivement. Des organismes tel que https://www.dastri.fr/nous-collectons/ viennent récupérer ces containers dans vos officines. 

 

Un back office bien organisé et agencé permet une plus grande efficacité sur la surface de vente. Cet espace n’est pas à négliger lorsque vous souhaitez agencer votre officine différemment.

Les affichages obligatoires

Traitement des données à caractère personnel

Des données de santé personnel sont conservées dans le dossier pharmaceutique du patient, il est nécessaire qu’il en soit informé. En mai 2012, cela avait d’ailleurs été remis en cause. Les données de santé sont des données sensibles. 

Surveillance 

Si vous utilisez des antivols, des caméras de vidéosurveillances, d’autres systèmes de sécurité ou que vous faites appel à un vigile, cela doit être affiché quelque part. 

C’est une obligation, votre patient doit pouvoir prendre connaissance de cela.

Prix 

L’article R. 4235-65 du CSP rappel que : « tous les prix doivent être portés à la connaissance du public conformément à la réglementation économique en vigueur. Lorsque le pharmacien est, en vertu de la réglementation en vigueur, appelé à fixer librement les prix pratiqués dans son officine, il doit y procéder avec tact et mesure »

Voilà, vous savez maintenant tout ce dont il faut penser pour organiser votre transfert ou les travaux de votre pharmacie. 

Vous êtes prêts à agencer votre officine ! 

Certains groupements peuvent vous aider, n’hésitez pas à utiliser notre outil pour connaître le groupement qui vous correspond.

Vous représentez une pharmacie en activité ?